学院各单位：
    为进一步提高公文处理质量，使公文处理更加规范化、制度化、科学化，现将“香港欲钱料处室文件”（以下简称“处室文件”）的使用管理规定如下：
1、“处室文件”限于学院各行政单位、教辅机构和教学系部等单位对内使用。
2、“处室文件”内容限于一般性事项的通知和印发非全局性管理规定等。
3、“处室文件”由各单位负责人签发，盖处室印章，自主保管，年末报送院办2份备案、存档。
4、各单位发“处室文件”一定要指定专人进行统一编号、登记，登记本由院办统一发放。
5、各单位要精简发文，可通过校园信息平台, 将一些普发性的工作安排和宜于公开的政务信息实行网络传输、发布 , 以提高工作效率。
6、为统一管理文件编号，各处室文件编号规定如下：
院办：办字〔200X〕X号，组织人事处：人字〔200X〕X号，教务处：教字〔200X〕X号，学生处：学字〔200X〕X号，保卫处：保字〔200X〕X号，招生就业处：招字〔200X〕X号，财务处：财字〔200X〕X号，总务处：总字〔200X〕X号，工商管理系：工管字〔200X〕X号，电子商务系：电商字〔200X〕X号，计算机系：计算机字〔200X〕X号，国际贸易系：国贸字〔200X〕X号，会计学系：会计学字〔200X〕X号，基础部：基字〔200X〕X号，图书馆：图字〔200X〕X号，现代教育技术中心：教技字〔200X〕X号。
7、格式要求
发文字号在红线下居右空1字；公文标题用2号小标宋体字，居中排布；正文用3号仿宋体字；落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。
特此通知。

二〇〇七年五月八日